I documenti in lingua straniera da far valere in Italia per la Pubblica Amministrazione, devono essere legalizzati e tradotti in lingua Italiana.

In cosa consiste la legalizzazione e qual è la sua funzione?

La legalizzazione è un requisito essenziale perchè un cittadino straniero possa far valere in Italia un documento proveniente dal Paese estero di origine o di stabile residenza. Un cittadino straniero, infatti, può autocertificare determinate circostanze solo a condizione che siano già conosciute e acquisite presso l’ufficio pubblico italiano competente. Tutto ciò che non è autocertificabile va dimostrato tramite documenti che devono essere legalizzati.

L’istituto della legalizzazione di documenti (Sezione VI del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 – Testo Unico sulla documentazione amministrativa) ha la funzione di attribuire validità al documento secondo la legge italiana allo scopo di verificare che l’atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato, e che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente.

L’atto di legalizzazione serve, quindi, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa rilevante per l’ordinamento italiano,  ma non consiste nel controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità.

La legalizzazione consiste praticamente nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:

• la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto;
• l’autenticità della sua firma.

Nella legalizzazione deve essere indicato il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell’ufficio.

I documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero, ad opera della competente Autorità diplomatica o consolare italiana, ovvero da un traduttore ufficiale accreditato dal Consolato italiano del Paese d’origine, o di stabile residenza del cittadino straniero.

Quali sono le Autorità competenti alla legalizzazione degli atti ?

Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese (art.33, comma 2,  D.P.R. n.445/2000).
Se, invece, un atto italiano deve essere usato in un Paese estero, la legalizzazione – qualora richiesta da quell’ordinamento – deve essere fatta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto. La firma del Procuratore della Repubblica, a sua volta, viene legalizzata dal Consolato straniero in Italia nel cui ambito risiede.
Se l’atto è rilasciato dal Comune la legalizzazione deve essere rilasciata dal Prefetto competente per territorio.

Nel caso in cui l’atto venga rilasciato da un’Autorità diplomatica o consolare estera che ha sede in Italia, deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’Autorità estera stessa (art.33, comma 4, D.P.R. n.445/2000 e Circolare MIACEL 26 marzo 2001).

Quali atti sono soggetti a legalizzazione ?

Gli atti soggetti a legalizzazione sono gli atti dello stato civile, dell’anagrafe e gli atti pubblici formati in uno Stato che devono essere prodotti nel territorio di un altro Stato. Per “atto straniero” si intende l’atto redatto e compilato all’estero da Autorità straniere, anche se in lingua italiana. Sotto questo profilo non è “straniero” l’atto redatto da Consolati e Ambasciate italiane all’estero, anche se le parti sono straniere.

Quali sono i casi di esenzione dalla legalizzazione ?

L’obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali (art.33, ultimo comma, D.P.R. n.445/2000).
Particolarmente significativa, in merito, è la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri. L’elenco dei Paesi firmatari la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 è disponibile anche cliccando qui.

Il Regolamento Europeo (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016 , consente l’esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e la semplificazione di altre formalità (quali la traduzione), sui documenti pubblici rilasciati nell’ambio dell’U.E..

L’apostille

Gli Stati che aderiscono alla Convenzione dell’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti che rientrano nel suo ambito di applicazione e che devono essere prodotti sul suo territorio, con l’apposizione della c.d. apostille. Quest’ultima consiste in un’annotazione, rigidamente conforme al modello allegato alla Convenzione, che va apposta sull’originale del certificato straniero da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione.

Di conseguenza, se un cittadino straniero di un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja deve far valere in Italia un certificato (es. certificato di nascita), potrà recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato, designata dall’atto di adesione alla Convenzione, per ottenere l’apostille. Il documento apostillato viene riconosciuto in Italia in quanto anche l’Italia ha ratificato la Convenzione dell’Aja e dunque, in base alla legge italiana, quel documento deve essere ritenuto valido.

L’apostille, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.

La Convenzione dell’Aja si applica agli atti pubblici stranieri, tra i quali rientrano, ad esempio: i documenti rilasciati da un’autorità o da un funzionario dipendente da un’Amministrazione del Paese estero, i documenti amministrativi, gli atti notarili e le dichiarazioni ufficiali indicanti la registrazione, il visto di data certa e l’autenticazione di firma apposti su atti privati.

L’apostille permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere, che di frequente riguardano i rapporti di parentela ed i legami familiari, ma può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all’estero, da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall’Autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente.

E’ possibile verificare le Autorità dei Paesi firmatari la Convenzione dell’Aja competenti al rilascio dell’apostille collegandosi al sito internet qui linkato.

L’apostille elettronica

Il programma di apostille elettronica (e-Apostille) è nato nel 2006 per promuovere l’implementazione della tecnologia nell’ambito della convenzione dell’Aja del 1961.

L’e-Apostille è un’apostille rilasciata in forma elettronica e firmata tramite firma digitale, possono essere emesse su documenti elettronici o su documenti resi cartacei scansionati in formato elettronico.

Per verificare la validità dell’e-Apostille sono stati predisposti dei Registri di controllo accessibili online.

L’elenco dei registri è presente sul sito delle Conferenza dell’Aja e permette per ogni singolo Stato di verificare l’autenticità della apostille e conoscere o visionare il documento allegato.

Le e-Apostille sono registrate dallo Stato emittente nel registro elettronico per consentire allo Stato ricevente la verifica della loro validità.

Paesi esenti da legalizzazione

In base alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968,sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi: Austria, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna (e Isola di Man), Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

Dal 28 marzo 2003 sono esenti da legalizzazione anche gli atti rilasciati dalla Polonia, in particolare gli atti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la nazionalità, il domicilio o la residenza. (art.2 della Convenzione di Atene del 15 Settembre 1977). Gli altri Stati aderenti alla Convenzione sono: Lussemburgo, Francia, Olanda, Portogallo, Spagna, Turchia e Austria.

Ai sensi della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall’Italia con legge 24 aprile 1990, n.106, è stata soppressa fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Italia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente, anche nel caso in cui gli atti debbano essere esibiti alle Rappresentanze consolari di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia operanti sul territorio di uno Stato che ha ha ratificato la Convenzione.

Gli estratti di stato civile plurilingue

Ai sensi della Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976, ratificata dall’Italia con legge 21 dicembre 1978, n.870, è possibile il rilascio di estratti di stato civile plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti alla Convenzione stessa senza legalizzazione o formalità equivalenti.
Gli Stati che attualmente hanno aderito alla Convenzione di Vienna sono: Austria, Belgio, Bosnia-Herzegovina, Croazia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia.

Esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione e semplificazione di altre formalità, nell’ambito dell’Unione Europea

Il Regolamento Europeo (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016 , consente l’esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e la semplificazione di altre formalità, sui documenti pubblici rilasciati nell’ambio dell’U.E. (è comunque fatta salva la possibilità di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro re­lativamente alla legalizzazione o formalità ana­loghe).
Inoltre ha istituito dei moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione di determinati documenti.

Il Regolamento si applica ai documenti pubbli­ci rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro

Quali formalità sono previste per gli atti provenienti dall’Argentina

L’Accordo tra l’Italia e la Repubblica Argentina firmato a Roma il 9 dicembre 1987, ratificato con legge 22 novembre 1988, n.533, disciplina lo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione della legalizzazione a condizione che siano datati, muniti di firma e di timbro dell’Autorità che li ha rilasciati.

Pertanto, i documenti non trasmessi per via ufficiale tramite l’Autorità consolare o diplomatica italiana, ma prodotti dall’interessato, non muniti di legalizzazione ovvero di Apostille, saranno soggetti a controllo di autenticità (ai sensi dell’art.6 ultimo periodo dell’Accordo: “Ciascuna delle parti accetterà senza alcuna legalizzazione o formalità equivalente, e senza traduzione qualora siano redatti su moduli che contengano le indicazioni nella lingua dell’altra parte, a condizione che siano datati, muniti della firma e, se necessario, del timbro dell’autorità dell’altra parte che li ha rilasciati: a) gli atti e documenti riguardanti lo stato civile, la capacità, la cittadinanza e la residenza delle persone fisiche qualunque sia l’uso al quale sono destinati; b) tutti gli altri atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la iscrizione o la trascrizione di un atto di stato civile. Quando i predetti atti e documenti non siano stati trasmessi per via ufficiale e sorgano fondati dubbi sull’autenticità dei medesimi, i funzionari competenti effettueranno gli opportuni accertamenti senza indugio onde non ritardarne gli effetti. Le autorità delle parti si presteranno a tal fine la necessaria collaborazione”.

L’apostille elettronica sugli atti della Repubblica Argentina

Dal 15 aprile 2019 l’Argentina ha implementato il sistema di Gestione Documentale Elettronica quale unico mezzo per l’apposizione di apostille e delle legalizzazioni di validità internazionale, ed è stato creato un registro elettronico centralizzato di tutte le apostille e le legalizzazioni rilasciate dalle loro autorità, consultabile su un sito web governativo. Tale procedura è stata dichiara dall’Agid (Agenzia per l’Italia Digitale), coerente con le disposizioni vigenti in materia nel nostro ordinamento (circolare del Ministero dell’Interno n.77 del 7/07/2022).

Di conseguenza:

• gli atti argentini redatti in formato pdf e sottoscritti con firma digitale costituiscono documento originale informatico;
• l’apostille elettronica apposta al documento informatico conformemente alla convenzione dell’Aja del 1961 attesta l’autenticità della firma, il titolo secondo il quale il firmatario ha agito e l’identità del sigillo o del bollo di cui l’atto è rivestito, ma non certifica il contenuto dell’atto sul quale è presente;
• la presenza della firma digitale sull’apostille che è apposta sull’atto pubblico al quale si riferisce attestandone l’atenticità della firma, nonché il titolo secondo il quale il firmatario ha agito, è garanza dell’immodificabilità e autenticità del documento informatico costituito da apostille e atto pubblico ad esso riferibile.

Ne consegue che l’apostille elettronica rilasciata dall’autorità argentina, una volta verificata, ne costituisce un’attestazione di conformità rilasciata dal pubblico ufficiale argentino a ciò autorizzato, e il documento prodotto dal cittadino argentino all’ufficiale di stato civile è copia cartacea di un documento informatico che contiene gli elementi tramite i quali è possibile verificare, esclusivamente per i documenti rilasciati a partire dal 15/04/2019, la corrispondenza allo stesso della copia analogica.

Per gli atti antecedenti al 15/04/2019, non essendo possibile effettuare per via telematica la verifica dell’apostille con le modalità prima elencate, i cittadini argentini dovranno richiedere alle competenti autorità consolari l’apposizione di una valida apostille, prima dell’esibizione del documento all’ufficiale di stato civile.

Una strada alternativa. Le rappresentanze consolari in Italia

Viene anche ammessa una prassi alternativa, sempre più diffusa tra i diversi paesi, per cui un certificato può essere rilasciato anche dal consolato del paese straniero operante in Italia, che é, per definizione, il terminale amministrativo di tutti gli uffici del paese di origine.

Anche se non è prevista da nessuna legge dello Stato, questa prassi è di fatto riconosciuta come una valida procedura alternativa che potrebbe sembrare molto più semplice e comoda, ma in realtà non sempre è così: normalmente, infatti, anche le rappresentanze consolari in Italia non rilasciano i certificati direttamente a richiesta degli interessati, ma richiedono dei certificati provenienti dal loro paese di origine (senza traduzione o legalizzazione) da esibire alla rappresentanza consolare stessa, che poi rilascia dei propri certificati corrispondenti e direttamente tradotti in italiano.Ma a quel punto si deve comunque procedere alla legalizzazione di quel certificato perché nessun ufficio pubblico italiano è in grado di verificare direttamente se sia valido, cosicché si deve richiedere preliminarmente la legalizzazione della firma del funzionario consolare presso la prefettura competente per territorio, che allo scopo la confronta con la firma appositamente depositata nel suo ufficio.

Questa procedura alternativa non è meno macchinosa né più economica della precedente, ma può essere valutata più o meno conveniente dai diretti interessati anche a seconda della prassi dei singoli paesi.

La traduzione dei documenti

Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero. Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano.

Le traduzioni devono recare il timbro “per traduzione conforme”. Nei Paesi dove esiste la figura giuridica del traduttore ufficiale la conformità può essere attestata dal traduttore stesso, la cui firma viene poi legalizzata dall’ufficio consolare. Nei Paesi nei quali  tale figura non è prevista dall’ordinamento locale occorrerà necessariamente fare ricorso alla certificazione di conformità apposta dall’ufficio consolare.

Per procedere alla legalizzazione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito dell’atto (in originale) da legalizzare. Al fine di ottenere il certificato di conformità della traduzione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito del documento originale in lingua straniera e della traduzione.

Gli atti di cui sopra sono soggetti al pagamento dei diritti di cui alla Tariffa consolare attualmente vigente.

Traduzione del documento in lingua straniera fatto in Italia – Asseverazione

L’Asseverazione è la procedura che dà valore, tra privati o tra privati e la Pubblica Amministrazione, alla perizia stragiudiziale e alla traduzione, per mezzo del giuramento davanti al Cancelliere (art. 5 R.D. N° 1366 del 9/10/1922 semplificazione dei servizi di cancelleria e segreteria – D.M. 4/1/54 (Cat. 22) – traduzioni di lingue straniere – R.D. 20/9/34 n° 2011 art. 32 Categorie periti e interpreti presso la camera di commercio).

La perizia e la traduzione devono essere giurate da chi le ha effettuate. Il perito o il traduttore si recano in Tribunale con un documento valido d’identità e con la perizia o la traduzione cartacee da giurare. Non è necessario che il perito o il traduttore siano iscritti ad apposito albo professionale (che, inoltre, per i traduttori non esiste). Il traduttore, al fine di garantire l’imparzialità e la veridicità della traduzione deve essere un terzo estraneo all’atto che ha tradotto.

Non esiste una competenza territoriale e il giuramento può essere effettuato in qualunque Tribunale su tutto il territorio nazionale.

Se la perizia o la traduzione devono essere trasmesse all’estero è necessario legalizzare la firma del cancelliere alla Procura della Repubblica presso il Tribunale.

Non è consentito giurare traduzioni da una lingua straniera ad un’altra lingua straniera se non operando almeno una traduzione in lingua italiana.