E’ l’attestazione effettuata da un pubblico ufficiale che la firma posta in calce ad un documento è stata fatta da quella persona. Con l’entrata in vigore del d.P.R. n. 445/2000 non è più prevista l’autentica di firma su documenti rivolti agli Enti Pubblici.

La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità valido), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.

Non occorre l’autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, anche in via telematica, dato che il primo comma prevede che l’autenticità sia garantita dalla copia di un documento di identità, secondo le indicazioni dell’art. 38, così come è valida la firma digitale, se presentate in forma telematica.

NOTA BENE

L’incaricato del sindaco non è un notaio, può autenticare la firma soltanto in atti le cui conseguenze sono previste dalla legge e non dipendono dalla volontà dell’interessato. Pertanto in linea di massima non è di sua competenza l’autentica della firma sulle espressioni di volontà, quali ad esempio:disposizioni testamentarie e rinunce, atti e negozi tra privati, salvo su quelle espressioni di volontà che possano essere ricomprese in istanze alla pubblica amministrazione e su quelle previste per legge (ad esempio sulle procure speciale ad litem per la costituzione di parte civile nei processi penali o atti per i quali il codice di procedura penale prevede l´autentica di firma da parte del pubblico ufficiale, quietanze liberatorie per assegni richiamati o protestati, dichiarazioni di vendita di beni mobili registrati).

Analogamente l’incaricato del sindaco non autentica firme che non siano la sottoscrizione di una dichiarazione o che siano sottoscrizioni di dichiarazioni in lingua straniera di cui non sia comprensibile il significato. Nel caso si abbia bisogno di autenticare una firma su una dichiarazione da produrre all’estero in lingua straniera, si consiglia di elaborare un testo bilingue con la traduzione in italiano a fronte e in cui sia specificato che il testo in italiano è la traduzione del testo in lingua straniera.

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Si possono autenticare le sottoscrizioni:

• Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche.
• Relative a quietanze liberatorie.
• Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale.
• Su determinati atti relativi le adozioni.
• Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito.
• Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
• Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggetti diversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda invece “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone.

Infine, l’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

Non si possono invece legalizzare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, dichiarazioni di volontà. Non si possono quindi legalizzare procure, deleghe, diffide ad adempiere, testamenti, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.