Autenticazione firme

Cosa

È il servizio di autenticazione della firma su istanze e dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà (art. 21, 38, 47 del D.P.R. 445/000).

Ai sensi dell´art. 47 del D.P.R. 445/2000 la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è una dichiarazione concernente fatti, stati e qualità personali, a diretta conoscenza dell’interessato, oppure resa nell’interesse del dichiarante ma riguardante anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Gli stati, i fatti e le qualità personali di cui si tratta sono quelli non espressamente indicati dall´art. 46 del D.P.R. e per i quali è possibile, in luogo della certificazione, presentare una dichiarazione sostitutiva di certificazione (autocertificazione), vale a dire per esempio la residenza, lo stato di famiglio, la cittadinanza ecc.

Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, come le istanze, se presentate alla pubblica amministrazione o ai gestori/concessionari di pubblico servizio, sono senza autentica della firma. Esse vanno bensì presentate e firmate direttamente presso l’ufficio che deve riceverle dall’interessato, che deve farsi identificare tramite un documento valido, oppure datate, firmate e spedite all’ufficio che deve riceverle via fax, a mezzo posta o tramite un incaricato munito di delega insieme alla fotocopia del documento di identità del sottoscrittore (art. 38 del D.P.R. 445/2000). Le medesime dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà o le istanze rivolte ad organi diversi dalla pubblica amministrazione o dai gestori di pubblici servizi, nonché le istanze e le deleghe a terzi per la riscossione di benefici rivolte alla pubblica amministrazione e ai gestori di pubblico servizio, sono soggette all’autentica della firma da parte dell’incaricato comunale, cancelliere, notaio o segretario comunale (art. 21 del D.P.R. 445/2000).

NOTA BENE

L’incaricato del sindaco non è un notaio, può autenticare la firma soltanto in atti le cui conseguenze sono previste dalla legge e non dipendono dalla volontà dell’interessato. Pertanto in linea di massima non è di sua competenza l’autentica della firma sulle espressioni di volontà, quali ad esempio. disposizioni testamentarie e rinunce, atti e negozi tra privati, salvo su quelle espressioni di volontà che possano essere ricomprese in istanze alla pubblica amministrazione e su quelle previste per legge (ad esempio sulle procure speciale ad litem per la costituzione di parte civile nei processi penali o atti per i quali il codice di procedura penale prevede l´autentica di firma da parte del pubblico ufficiale, quietanze liberatorie per assegni richiamati o protestati, dichiarazioni di vendita di beni mobili registrati).

Analogamente l’incaricato del sindaco non autentica firme che non siano la sottoscrizione di una dichiarazione o che siano sottoscrizioni di dichiarazioni in lingua straniera di cui non sia comprensibile il significato. Nel caso si abbia bisogno di autenticare una firma su una dichiarazione da produrre all’estero in lingua straniera, si consiglia di elaborare un testo bilingue con la traduzione in italiano a fronte e in cui sia specificato che il testo in italiano è la traduzione del testo in lingua straniera.

 

L’autenticazione della firma non deve essere confusa con la legalizzazione della firma di atti da e per l’estero (art. 33 del D.P.R. 445/2000). La legalizzazione consiste nell’attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa. Le firme dei documenti rilasciati da un´autorità consolare presente sul territorio italiano da far valere all´interno dello stato italiano vanno legalizzate (con l´esclusione degli Stati aderenti alla convenzione europea di Londra del 7 giugno 1968 : Austria, Grecia, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Germania, Lussemburgo, Polonia, Spagna, Repubblica Moldova e Romania) presso la prefettura competente per territorio.

La firma degli ufficiali d’anagrafe e di stato civile, e incaricati del Sindaco su certificati, estratti, autentiche di firma da far valere all’estero (quindi anche davanti ad un’autorità consolare straniera presente sul territorio italiano) sono legalizzate presso la prefettura.

La legalizzazione delle firme dei notai, funzionari di cancelleria e ufficiali giudiziari sono di competenza della Procura della Repubblica.

I documenti formati o da far valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla, c.d. ‘Apostille, ´ in luogo della legalizzazione (prevede un timbro speciale attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’Autorità rilasciante). L’Apostille sugli atti formati nel territorio italiano da far valere all’estero è di competenza della prefettura competente per territorio. L’Apostille per i documenti formati all’estero da far valere in Italia è posta dall’Autorità estera nello stato estero. I documenti formati all’estero sono altresì legalizzati presso i Consolati Italiani.

Come
Presentandosi allo sportello dell’ufficio anagrafe con un documento di identità valido e con la dichiarazione sulla quale si vuole apporre la firma da autenticare

Perché la firma sia autenticabile è necessario che la stessa venga apposta in presenza dell’ufficiale di Anagrafe.

Qualora gli atti o i documenti sui quali si chiede l’autenticazione della sottoscrizione siano redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana, conforme al testo straniero, certificata dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.

Quanto costa
In relazione all’uso il certificato è prevista o meno l’esenzione del bollo (DPR 642/72). Esente dall’imposta di bollo il costo è di € 0,26, oppure in bollo € 16,00 (apposta direttamente allo sportello)