L’ accesso documentale (artt. 22 e seguenti legge 241/90) sussiste solo nei casi in cui è necessario tutelare interessi pubblici e privati che possono essere lesi/pregiudicati dalla rivelazione di certe informazioni. Nella richiesta di accesso occorre indicare e dimostrare di essere titolare di un «interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso».
Come si esercita il diritto d’accesso
L’accesso documentale può essere informale o formale.
Il diritto di accesso può essere esercitato in via informale mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente qualora in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati.
Ai sensi dell’art. 3 del DPR 184/2006 l’Ufficio è tenuto a dare notizia della richiesta di accesso ai soggetti “controinteressati”.
Sono soggetti controinteressati “tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza”.
Tali soggetti hanno tempo 10 giorni per presentare motivata opposizione alla richiesta di accesso. Pertanto, la predetta richiesta non potrà essere evasa se non dopo trascorsi i termini per l’opposizione.
L’accesso formale si esercita quando risulti l’esistenza di controinteressati oppure non sia possibile l’accoglimento immediato dell’istanza, ovvero quando sorgano dubbi su:
- legittimità del richiedente
- identità del richiedente
- poteri rappresentativi del richiedente
- sussistenza dell’interesse all’accesso
Per esercitare il diritto di accesso documentale è necessario compilare l’apposito che, se non consegnato personalmente, deve essere accompagnata da copia del documento di identità valido.
L’accesso a dati, documenti e informazioni detenuti dalla Pubblica Amministrazione può avvenire con diverse modalità:
- accesso civico (introdotto con il d.lgs 33/2013), circoscritto ai soli atti, documenti e informazioni sottoposti ad obbligo di pubblicazione
- accesso generalizzato (art. 5 d.lgs. 97/2016) esteso a tutti gli atti, documenti e dati ulteriori, ma con attivazione del contraddittorio in presenza di controinteressati. Sono esclusi dall’accesso generalizzato tutti i documenti e informazioni che ricadono nelle tipologie indicate all’art. 5 bis introdotto dal d.lgs 97/2016.
Queste due modalità di accesso possono essere avviate da chiunque senza necessità di motivare la richiesta, nella quale però occorre identificare i dati, le informazioni o i documenti richiesti.