Ogni Comune ha un ufficio dello Stato Civile.

Il Sindaco quale ufficiale del Governo è UFFICIALE DELLO STATO CIVILE.
Le funzioni di Ufficiale dello Stato Civile possono essere delegate anche a dipendenti del Comune.

Le principali Leggi che regolano le attività degli Uffici dello Stato Civile sono il Codice Civile ed il D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Ordinamento dello Stato Civile)
L’Ufficiale dello Stato Civile è tenuto ad uniformarsi alle istruzioni che vengono impartite dal Ministero dell’Interno.
La vigilanza sugli uffici dello stato civile spetta al Prefetto.

COMPITI DEGLI UFFICIALI DI STATO CIVILE

In estrema sintesi l’attività dell’Ufficiale dello Stato Civile si riassume nei seguenti punti:

• formare, archiviare, conservare e aggiornare tutti gli atti dello stato civile (nascita, matrimonio, morte, cittadinanza) e curare, nelle forme previste, la trasmissione dei dati al centro nazionale di raccolta di cui all´ art. 10, comma 2, lett. d del Regolamento dello Stato Civile (D.P.R. 3 novembre 2000 n.396);
• trasmettere alle PPAA che ne fanno richiesta in base alle norme vigenti gli estratti e i certificati che concernono lo stato civile, in esenzione da ogni spesa;
• rilasciare, nei casi previsti, gli estratti e i certificati che riguardano lo stato civile;
• verificare, per le PPAA che ne fanno richiesta, la veridicità dei dati contenuti nelle autocertificazioni prodotte dai cittadini in tutti i casi consentiti dalla legge.

Formazione degli atti di stato civile
La formazione degli atti dello stato civile può avvenire in tre modi:

• Per iscrizione: registrazione degli atti ricevuti direttamente dall´ufficiale dello stato civile che tiene i registri;
• Per trascrizione: la registrazione che ha per oggetto gli atti ricevuti da altro pubblico ufficiale o emessi da altra autorità;
• Per annotazione: una registrazione accessoria ad altro atto già registrato.
  Compiti dell’ufficiale di Stato Civile in materia di Polizia Mortuaria: nell’ambito delle proprie competenze funzionali, svolge l’attività di rilascio delle autorizzazioni al trasporto funebre, al seppellimento, alla cremazione,  all’affido personale delle ceneri e di rilascio del passaporto mortuario.